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机关秘书亲历办会的38忌

职场 Herbert 1个月前 (08-28) 35次浏览 0个评论

办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单,实则千变万化、学问很深,其中最为关键的,恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎,才能躲开无处不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一侥幸,就有可能出现难以挽回的差错和失误。

这样的故事,凡是办过会的同志都能讲出不少。为帮助大家掌握办会的本领,这里为您推荐一些会务亲历者讲述的故事,希望对您有所启发。

机关秘书亲历办会的38忌

一、会场布置

1、让会场布置“活”起来

会场布置不能简单凭经验,要看会议内容和目的。就说座位排列,第一,这次讨论会和一般会议不同,与会人员都是党代表,身份是一样的,不存在职务的高低。第二,讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。

想讨论得好,至少要确保主桌上各类代表分布均衡,涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。由此可见,会场布置绝非简单机械的重复性工作,做到因需而变、因事而变,方能让会场布置“活”起来,为会议的顺利进行打好基础,提供保障。

2、能否坐得下,尺子会“说话”

惯例也不一定科学,解决问题不能墨守成规,要有求证精神。

3、会场温度控制的“学问”

会场温度控制还真是有大学问呢!会场越大,温度越难控制。因为人体热量和外界环境不断交互,会改变外界环境温度。会场无人时和代表入座后,会场温度自然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些,这样随着室内人数增多,室温会增高,从偏低变成相对适宜。

4、会场灯光检查少不得

作为会前筹备的必要流程,还是不能大意。办会不能“想当然”,按照程序要检查的,一个都不能少。

5、疏漏了记者的席位

会务工作必须把各种情况考虑周全,决不能疏忽大意,否则真是“一丑遮百俊”,一个小小的疏漏就可能让之前的付出变得苍白无力。

6、差点出事的会标

为避免工作中出现类似失误,从此以后我们将用大头针固定会标的内容固化到会议组织流程中。

7、简洁明了的会标

会标的制作一定要突出主题、简洁明了。

8、导引牌里的“玄机”

实践告诉我们并不是,导引牌事先一定要检查。机关的会议不同于商业演出,哪来的“赞助商”?这不是跟会议严肃的性质背道而驰吗?

9、没有保密柜怎么办

办会必须将每一个细节都考虑到,遇到问题多思考、多请教,提高工作应变能力。

10、会上耗材要备足

在外开会,自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备,各类风险依然存在,例如打印机墨盒等耗材一定要想办法备足,确保万无一失。

11、停车场炸响警报声

办会,什么想不到的事情都可能发生,多经历、多总结,办会的经验也就丰富了。

12、会场文具赢赞许

开会时,有关文具的问题看似小事,可从让与会者使用方便、提高会议效率的角度考虑,还是有许多文章可做的。

 

二、人员组织

13、提前十分钟还不够

筹备会议一定要考虑到每个环节,像通知几点到达这样的事,也要把各种可能的时间都计算在内,打足提前量。

14、一场混乱的握手

“老会务”的“老经验”有时未必管用,一个环节考虑不到,就会给会议整体效果造成影响。

15、只有西装才是正装吗

各行各业的代表都会出席,如果真的全部穿西装来,效果就一定好吗?办会固然有一定的模式,但更需要我们从实际情况出发,从会议效果出发灵活应变,有时候一个小小的变化,就会带来大大的不同。

16、正装能不能换成便装

在整个会议筹备中,着装只是一个小小的细节,看起来并不起眼,可就是这么一个“细枝末节”的小问题,考虑不周到也会带来不便。

17、分错房间了吗

会议服务工作中一定要注意到反常的、特别的事情,并记在心里,随时能够答得上来、处理得好。

18、把发言人员服务好

发言人员可谓是会议中的重点人员,如果发言准备工作出了问题,也会影响到整个会议的效果,因此,把他们安排好、服务好也是万万不可马虎的。

19、特殊情况要重点关注

一些会议有残疾人、老年人等特殊人员出席时,会前一定要充分了解情况,并在会议过程中给予重点关注,尽可能为他们提供更加周到细致的服务。

20、抬着轮椅才进了会场

会议筹备过程中,我们方方面面都想到了,却还是没有想到有人坐轮椅这个可能性,这也给我们提了个醒,会务工作中,再多的预设都不为过。

21、让代表帮助代表

因为语言问题,一些少数民族代表无法融入会议氛围,这无疑会影响会议精神的贯彻落实。开动脑筋、想方设法为他们解决难题,是做好会务服务的题中应有之义。

 

三、主席台和休息室

22、主席台上的空茶杯

在基层,办会场所我们并不熟悉,却想当然地认为对方会做好。这提醒我们,对不熟悉的会场切忌“想当然”,而要想办法提前熟悉,尽量避免因沟通不够而出现缺位的情况。

23、大字号的领导讲话稿

会议服务过程中,只有懂得与服务对象换位思考,才能真正提升会务服务的人性化、科学化水平。

24、“任性”的笔

针对防范“任性”笔,我们商量了两种解决方案:一、在主席台摆放纸笔的同志要提前试用所有的笔;二、采购铅笔并提前削好、试用,确保不断芯后才摆在主席台上。

25、惹祸的大头针

会议服务中隐藏的问题还真不少,必须慎之又慎、细之又细。此外,寻求解决方法时,需先提前综合考虑各方面因素,总结出一个最佳方案再动手。

26、误引领导从后门进会场

不管在多么熟悉的地方开会,也总有自己想不到的细节。接受任务后,一定要提前熟悉好整个过程,方能排除意外,确保万无一失。

27、忘记提前报告主席台座次

在重要会议的会前准备时,在休息室也要摆放主席台座次表,提前告知领导主席台的座次安排,或派专门的工作人员引导领导在主席台就座,确保有序落座。

28、少了把椅子的休息室

万万不能因为任务简单就掉以轻心,一定要时刻绷紧认真这根弦,反复细致检查,感觉到轻松的时候,往往就是离失误最近的时候。

29、“藏起来”的洗手间

以后再准备休息室时,一定要想好所有的细节,提前踩点熟悉,防止这种情况再次发生。

30、一通没打成的保密电话

做好会务工作,会务人员必须全面熟悉、了解会场情况,才能从容应对各种突发需求。

 


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